Ako Vás GDPR ovplyvňuje?

GDPR sa týka každého, kto akýmkoľvek spôsobom spracováva osobné údaje fyzických osôb, ktoré sú označované aj ako dotknuté osoby, a dané spracovávanie vykonáva úplne alebo čiastočne automatizovane, čiže prostredníctvom informačných systémov, príp. ručne. To platí pre prípady, keď sú osobné údaje súčasťou informačného systému, alebo sú predurčené na to, aby boli do počítačového systému zaradené.

GDPR sa ale netýka výhradne spracovávania osobných údajov osobnej alebo domácej činnosti. Napr. ak príležitostne vyrábate handmade výrobky, čiže nejde o sústavnú podnikateľskú činnosť, nemusíte plniť povinnosti vyplývajúce z GDPR, a to ani vtedy, keď máte údaje uložené v počítači.

Čo treba robiť v prípade prevádzkovania hotela alebo penziónu?

V prípade prevádzkovania malého penziónu a poskytovania údajov z ubytovacej knihy do informačného systému (napr. účtovníčke), je vašou povinnosťou riadiť sa GDPR. Je dôležité určiť si, ktoré osobné údaje o zákazníkoch naozaj potrebujete kvôli poskytnutiu ubytovania a fakturácii. GDPR sa totiž drží zásady minimalizovania použitých údajov. Napr. je potrebné odpovedať si na otázku, či na účely poskytovania ubytovania a fakturácie potrebujete aj dátum narodenia hosťa. Zákazníkov, ktorí sa u vás ubytujú, musíte pri zadávaní údajov informovať o účele ich spracovania. S účtovníčkou je nevyhnutné mať uzavretú sprostredkovateľskú zmluvu.

GDPR v ubytovacích zariadeniach

Po príchode GDPR sa u mnoho prevádzkovateľov ubytovacích zariadení vynorili mnohé otázky týkajúce sa spracovania osobných údajov ich hostí. Ešte stále je mnoho prevádzkovateľov, ktorí sa cítia neisto a stále presne nevedia, ako postupovať správne. Čo teda zahŕňa toto nariadenie pre ubytovacie zariadenia?

Súhlas so spracovaním osobných údajov

Prevádzkovateľov najviac asi pravdepodobne zaujíma, či je od hostí potrebné žiadať ich súhlas so spracovaním osobných údajov. Nie, nie je to potrebné, v prípade, že tieto údaje, ktoré sa zbierajú z dôvodu plnenia zmluvy, má prevádzkovateľ v účtovnom systéme, keďže hosťom poskytol ubytovanie. Okrem toho sa tieto osobné údaje zbierajú aj zo zákonnej povinnosti, a to na základe Zákona č. 404/2011 o pobyte cudzincov, ktorý ukladá povinnosť ubytovateľovi pri ubytovaní overiť cudzincovu totožnosť. Z tohto zákona vychádzajú povinnosti ako potreba zápisu do knihy ubytovaných a vyplnenie úradného tlačiva o hlásení pobytu cudzinca. Vtedy je ubytovateľ povinný zaevidovať niektoré údaje, napr. meno a priezvisko, dátum a miesto narodenia (štát), štátnu príslušnosť, trvalý pobyt v domovskom štáte, číslo cestovného dokladu, druh, číslo a platnosť víza a mená a priezviská spolucestujúcich detí. Ak si k tomu uloží prevádzkovateľ hosťov e-mail alebo telefónne číslo, je to taktiež v poriadku. Napríklad aby mohol hosťom poslať inštrukcie k pobytu a zavolať im, ak si niečo zabudnú.

Najčastejšie budú využité tri druhy súhlasu:

– súhlas so spracovaním osobných údajov,

– súhlas s marketingovými účelmi,

– súhlas so všeobecnými obchodnými podmienkami vrátane storno podmienok.

Osobné údaje ubytovaného, ktoré môžu spracovávať ubytovacie zariadenia na účely ubytovania:

– jeho meno a priezvisko,

– číslo občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu,

– adresu trvalého pobytu a dobu ubytovania.

Monitorovanie hostí

Ak sú v priestore ubytovacieho zariadenia nainštalované kamery, kvôli bezpečnosti jeho hostí, je to v poriadku z dôvodu oprávneného záujmu. Tieto údaje by sa však nemali dlho uchovávať. Odporúča sa takýto kamerový systém nastaviť na automatické zmazanie údajov po čase, ktorý je nutný na ich evidenciu. Hostí je nutné o tomto informovať.

Na záver

Majitelia ubytovacích zariadení by si mali reálne ukladať len tie dáta, ktoré naozaj potrebujú a na ktoré majú právo. To znamená, že ich hosť odsúhlasil a je oboznámený s tým, na aký účel ich poskytuje.

Nie je to jednoduché, pretože ubytovatelia v dnešnej dobe vo veľkom využívajú internetové služby ako napríklad Booking.com, vďaka ktorým získavajú hromadu rezervácií a teda aj osobných dát. Rovnako s tým si budujú svoj vlastný marketing, so zákazníkmi komunikujú priamo a za týmto účelom spracovávajú osobné údaje klientov.

Pre majiteľov ubytovacích zariadení, ktorí používajú kontakty svojich klientov na marketingové účely, sa môže nová európska legislatíva zdať obmedzujúca. Na druhú stranu môže GDPR skvalitniť databázy, pretože v nich zostanú relevantnejšie kontakty. A to sú práve tí lojálnejší a aktívnejší hostia, ktorí od ubytovacích zariadení naozaj chcú dostávať obsah. Okrem toho bude pre niektoré marketingové účely a štatistiky možným riešením anonymizácia údajov. Čo sa týka obchodných oznámení, bude tu nová možnosť zasielať užitočné a potrebné informácie súčasným hosťom v primeranom rozsahu, k čomu nebude nutný súhlas.